SUB GERENCIA DE TARIFAS Y COBRANZA
Esta Sub Gerencia se encarga de procesar la información respecto a las cobranzas y su recuperaciones de todas las Comisiones de Usuarios y otros ingresos que establezca el Consejo Directivo con la finalidad de financiar la Operación, Mantenimiento y Administración del sistema de riego de la Junta de Usuarios.
Funciones:
a) Recepcionar las planillas de depósitos por pagos económicos y cobranza de tarifa de uso agrario, efectuado por el responsable de la cobranza de tarifas en cada Comisión de Usuarios en las fechas que se establezcan.
b) Elaboración de las liquidaciones de cobranzas, después de haber sido recepcionados de parte del responsable de la cobranza de tarifas de las Comisiones de Usuarios.
c) Realizar las Transferencias de los diferentes conceptos (Tarifa por Utilización de la Infraestructura Hidráulica Menor y Mayor, Retribución Económica y Aporte Económico), a las instituciones correspondientes.
d) Preparar informes del estado de cobranzas en el momento requerido por la Gerencia.
e) Efectuar periódicamente acciones de supervisión y control en cada Comisión de Usuarios; para determinar el cumplimiento de los procesos de la cobranza de la tarifa por parte del responsable de la cobranza de tarifas en Comisiones de Usuarios.
f) Elaborar los informes mensuales y estadísticos del estado y avance de Cobranza y Distribución de la recaudación de los Pagos económicos tarifa de agua; de acuerdo a las normas establecidas, remitiéndolas a la Sub Gerencia de Administración y Finanzas.
g) Informar a la Sub Gerencia de Administración y Finanzas los resultados del proceso de supervisión de la cobranza realizada a las Comisiones de Usuarios.
h) En coordinación con los responsables de la cobranza de tarifas en Comisiones de Usuarios, emitir mensualmente la relación de usuarios morosos por consumo de agua con fines agrarios, para conocimiento de la Junta y Comisiones de Usuarios.
i) Registrar y actualizar en archivo digital la información de recaudación por pagos económicos y tarifa de agua.
j) Organizar y mantener actualizados los archivos de registro diario de cobranza, talonarios de recibos único del agua con fines agrarios y otros
k) Custodiar y mantener actualizado el acervo documentario específico de su área.
l) Cumplir y hacer cumplir las directivas y demás disposiciones referentes al cobro por retribución económica y tarifa de agua de uso agrario
m) Actualizar las altas y bajas de los recibos por cobranza con la correspondiente documentación de autorización que así lo indique.
n) Participar de los arqueos sorpresivos con la Sub Gerencia de Administración y Finanzas a cada una de las Comisiones de Usuarios.
o) Reportar a la Sub Gerencia de Administración y Finanzas los cuadros, formatos y formularios de la estadística de la cobranza en físico y digital.
p) Otras funciones que le señale su Jefe inmediato.
UNIDAD DE TARIFAS Y COBRANZA
La Unidad tarifas y cobranzas es la responsable de la recaudación de la tarifa por el Servicio de Suministro de Agua; organiza e implementa el proceso de la Cobranza del Recibo Único por el Uso del Agua en cada una de las Comisiones de Usuarios a nivel del Sector Hidráulico Medio y Bajo Piura.
Funciones:
a) Planificar la cobranza de tarifa de agua de uso agrícola.
b) Propone a la sub Gerencia de Tarifas y Cobranza, instructivos para un efectivo control de la cobranza de la tarifa de agua.
c) Dirige el control de la cobranza de la tarifa de agua realizado por los responsables de la cobranza de tarifas al agricultor usuario en las respectivas Comisiones de Usuarios.
d) Realiza la liquidación y efectúa depósitos de la recaudación de la cobranza de las tarifas Retribución económica y aportes económicos de acuerdos a los procedimientos establecidos por la Autoridad Nacional del Agua (ANA).
e) Emite informe de avance de la cobranza, volumen facturado, transferencias de depósitos realizados de manera detallada a las entidades indicadas en el acápite anterior, a la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranzas.
f) Mantener actualizado el registro digital sobre la información de recaudación por pagos económicos y tarifa de agua, haciendo los cierres de forma mensual.
g) Controlar semanalmente los recibos emitidos determinando el monto de los pagos y saldos por Comisiones de Usuarios.
h) Informa a la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranza estadísticamente del estado y avance de cobranza y distribución de la recaudación de tarifa de agua agrícola adjuntando la documentación sustentatoria.
i) Mantener registrado la relación de usuarios que incumplieron el pago del agua suministrada a las Comisiones de Usuarios respectivas.
j) Mantiene al día los correspondientes registros diarios de cobranza de tarifa de agua de las comisiones de usuarios.
k) Organiza y mantiene actualizado los archivos de registro diario de cobranza, talonarios de recibo único del agua con fines agrarios.
l) Controla la actualización del registro y la base de datos de usuarios en el software de Tarifas instalado en el sistema de cada Comisión de Usuarios en concordancia con el registro administrativo de derechos de uso de agua emitido por la Autoridad Nacional del Agua.
m) Seguimiento y supervisión de la recaudación de las tarifas de agua a las Comisiones de Usuarios.
n) Controla la emisión de constancias de no adeudo a usuarios, otorgado para el responsable de la cobranza de la tarifa.
o) Capacita en las materias que corresponden al funcionamiento de la unidad.
Junta de Usuarios del Sector Hidráulico Medio y Bajo Piura
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Manual de Organización y Funciones
p) Recepcionar la información de los depósitos en entidades financieras efectuadas por las Comisiones de Usuarios por la cobranza de las tarifas, retribución y aportes económicos.
q) Coordina con la Unidad de Informática y de Sistemas para la actualización de los procesos y reportes del módulo de tarifas del Sistema SIGMA.
r) Otras funciones que le señale su Jefe inmediato.
RESPONSABLE DE LA COBRANZA DE TARIFA DE AGUA EN COMISIÓN DE USUARIO
Es la encargada de la cobranza de la tarifa por el Servicio de Suministro de Agua a los usuarios, según las órdenes de riego girada por el sectorista y/o programadores de riego; organiza e implementa estrategias para la Cobranza del Recibo Único por el Uso del Agua en la Comisión de Usuarios asignado del Sector Hidráulico Medio y Bajo Piura.
Funciones:
a) Recibir del responsable de tarifas y cobranza los recibos autorizados por la JU para efectuar la cobranza de la tarifa de agua.
b) Efectuar la cobranza de las Tarifas de Agua, Retribución y Aportes Económicos al usuario y entregar diariamente bajo cargo al tesorero de la Comisión de Usuario el monto cobrado para su depósito en la cuenta bancaria de la Junta de Usuarios; e informar al responsable de tarifa y cobranza el monto de dinero recaudado.
c) Apoyar en la programación de turnos de riego, cuando el caso lo amerite, en coordinación con el sectorista y programadores de riego de la respectiva Comisión de Usuario.
d) Remitir la información de la recaudación a la Junta de Usuarios conteniendo planillas de cobranza, copias de los recibos únicos, boleta de depósitos efectuados, la base de datos del programa (SIGMA) en archivo digital.
e) Elaborar los informes mensuales y semestrales de la cobranza de los usuarios; conteniendo el consolidado de los volúmenes de agua distribuida, facturada y monto de dinero cobrado. Así mismo concilia los volúmenes de distribución del recurso hídrico versus planillas liquidadas.
f) Organizar y mantener actualizados los archivos de registro diario de cobranza, talones de recibos únicos de tarifas, retribución y aportes económicos en los formatos establecidos.
g) Presentar firmados todos los recibos únicos de cobranza, consignando claramente su nombre completo y DNI.
h) Controlar el movimiento de los recibos emitidos determinando el monto de los pagos y saldos por sub sectores de riego y toma directa e informa la relación de los recibos emitidos y anulados girados durante del mes.
i) Elaborar las liquidaciones de cobranza determinando los montos recaudados.
j) Llevar el control contable de la cobranza manteniendo al día los correspondientes registros y planillas de cobranza diaria.
k) Coordinar con el responsable del área, las operaciones de cobranza con fines de conciliar las cuentas que afecten al presupuesto.
l) Coordinar estrechamente con el Sectorista y el Programador de Riego a fin de tener actualizada de la información de los créditos, débitos de las tarifa de agua, Retribución y aportes Económicos.
m) Emitir las constancias numeradas de No adeudos de tarifas de acuerdo a la información emitida por el sistema SIGMA.
n) Mantener actualizado los usuarios que efectivamente cancelaron la tarifa de agua en la base de datos de usuarios del software SIGMA.
o) Informar al responsable de tarifa y cobranza los inconvenientes que se presente en la cobranza de la tarifa de agua.
p) Custodiar los recibos de amortización y de deudas de años anteriores.
q) Asistir a las diversas reuniones de trabajo y eventos de capacitación que en forma coordinada realiza la responsable de tarifas y cobranza con la responsable de la Unidad de Promoción y Capacitación (UPC).
r) Cumplir y hacer cumplir las directivas y demás disposiciones referentes a la Tarifa de Agua.
s) Otras funciones que le designe su jefe inmediato.
UNIDAD DE ATENCIÓN AL USUARIO
Es el responsable funcional de diseñar, normar, cautelar y monitorear directa e indirectamente el proceso de implementación de las políticas, estrategias, objetivos, indicadores y lineamientos generales del proceso de Atención al Usuario en las Comisiones de Usuarios en coordinación con la responsable de tarifas y cobranza.
Funciones:
a) Formular actividades del proceso de Atención al Usuario de acuerdo a las políticas, normas, objetivos, establecidas por la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranza.
b) Diseñar, normar, cautelar y evaluar la aplicación de la normatividad vigente y el desarrollo de actividades, en lo referente al proceso de Atención al Usuario que apliquen en cada una de las Comisiones de Usuarios.
c) Proponer la realización de encuestas a los usuarios que conlleven a determinar la percepción de los usuarios en cuanto al servicio brindado en el proceso de Atención al Usuario.
d) Establecer y ejecutar mecanismos y programas de evaluación de la gestión del proceso de Atención al Usuario a partir de indicadores de gestión.
e) Diseñar y proponer campañas de comunicación y educación relacionada con el proceso de Atención al Usuario a fin de mejorar la relación Usuario/Junta de Usuario/Comisión de Usuario en coordinación con la Unidad de Promoción y Capacitación de la Junta de Usuarios, mejorando la Imagen Institucional.
f) Diseñar y proponer mecanismos y/o concursos con los usuarios para crear un ambiente competitivo de sana competencia realizando sorteos o premios a los mejores usuarios.
g) Recepciona los reclamos o quejas de los usuarios y da el trámite correspondiente, proporcionando la respuesta oportuna de lo solicitado.
h) Estandarizar y sistematizar reportes y procedimientos vinculados al proceso de Atención al usuario en forma permanente.
i) Elaborar reportes y/o suministrar la información requerida sobre el proceso de Atención al Usuario e informar a la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranza.
j) Elaborar y proponer el Informe de Gestión de la Unidad de Atención al Usuario, en lo que le compete, para la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranza.
k) Desempeñar las demás funciones que, en el ámbito de competencia le sean asignadas por la Sub Gerencia de Tarifas y Cobranzas.
