SUB GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
La Sub Gerencia de Administración y Finanzas, planifica, formula, dirige y controla las políticas y procedimientos financieros, contables, administrativos e informáticos, dentro de los lineamientos establecidos por la normatividad legal vigente, los acuerdos de Asamblea, los reglamentos internos y las disposiciones del Gerente.
Funciones:
a) Diseñar y actualizar las políticas, normas y procedimientos administrativos en la Junta de Usuarios, proponiéndolo a la Gerencia para la mejora de la Gestión Institucional.
b) Diseñar, proponer, implementar las políticas y procesos de selección, evaluación, control y promoción del personal, incluyendo la política de determinación de remuneraciones y otras compensaciones.
c) Administrar los recursos financieros de la Junta de Usuarios buscando la maximización del rendimiento de los mismos, manteniendo informado al Gerente sobre la disponibilidad de recursos.
d) Apoyar en la elaboración y ejecución del Plan Anual de Operaciones de la Infraestructura Hidráulica (PAO) a cargo de la Junta de Usuarios.
e) Preparar, consolidar y analizar el presupuesto del Plan Anual de Operaciones de la Junta de Usuarios para la presentación al Gerente, Consejo Directivo y Asamblea General.
f) Seguimiento, monitoreo de las transferencias de la Retribución Económica y Tarifas y aportes económicos.
g) Seguimiento del Control Presupuestal, contable y financiero de la Junta y Comisiones de Usuarios.
h) Proponer a la Gerencia y Presidencia criterios de racionalización del gasto; así como asegurar el empleo, manejo racional y eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros de la Junta de Usuarios.
i) Proponer al Gerente previa evaluación la conveniencia financiera de efectuar aportes, préstamos y otros priorizando los mismos, así como las medidas correctivas en cuanto a estructura financiera que podría adoptar la Junta de Usuarios para mejorar los resultados financieros.
j) Facilitar la información económica y permitir inspecciones y acciones de control de los órganos desconcentrados de la Autoridad Nacional del agua (ANA) e instituciones competentes.
k) Revisar la información económica y presupuestal que periódicamente debe presentar ante los Órganos de Gobierno de la Junta de Usuarios.
l) Mantenerse permanentemente informado de las disposiciones legales y administrativas que afectan las condiciones laborales y los procesos administrativos e implementar las medidas correspondientes.
m) Formular y participar en los procesos de Contratación de personal, Adquisición de bienes y contratación de servicios de terceros, cuando se efectúen bajo las modalidades de Adquisición Directa, Concursos o Licitaciones.
n) Coordina con la Unidad de personal y demás unidades de la Junta de Usuarios en la formulación del Rol Anual de Vacaciones.
o) Disponer la actualización el registro de existencia física de bienes y equipos, disponiendo las acciones necesarias para la conservación y control de los bienes patrimoniales de la Junta de Usuarios.
p) Elaboración e implementación de instrumentos de gestión contables y financieros.
q) Brindar asesoría administrativa-financiera a la Gerencia y a las Comisiones de Usuarios.
r) Supervisar la ejecución de los programas y sistemas administrativo-contables y financieros.
s) Coordina con la Sub Gerencia de Operación, Mantenimiento y Desarrollo de la Infraestructura Hidráulica para revisar los volúmenes de consumo de agua y su respectiva facturación.
t) Dirigir y controlar la contratación y mantenimiento de seguros de acuerdo a las necesidades de la Entidad.
u) Otras funciones que le asigne la Gerencia.
UNIDAD DE CONTABILIDAD Y FINANZAS
Dirige y controla el proceso contable de la Junta de Usuarios, de acuerdo a las políticas emanadas por el Consejo Directivo, Gerencia y Sub Gerencia de Administración y Finanzas; teniendo en cuenta los postulados y principios contables y las obligaciones tributarias a las que se encuentre afecta la Junta de Usuarios a fin de formular los estados financieros e información económica.
Funciones:
a) Dirige, coordina y supervisa las actividades de centralización, registros y control de las operaciones contables financieras y operaciones de control presupuestario de la Junta de Usuarios.
b) Evaluar cualitativamente y cuantitativamente el presupuesto, ejecutando el control previo del gasto y elaborar los informes necesarios a fin de recomendar las modificaciones y reprogramaciones.
c) Mantener el Plan de Cuentas adecuado a las exigencias de la operatividad de la Junta de Usuarios y a las normas legales que así lo exigen.
d) Velar por el adecuado y oportuno registro de transacciones y operaciones económicas financieras realizadas por la Junta de Usuarios.
e) Elaborar los estados financieros semestral y anual para ser presentado a la Asamblea General.
f) Elaborar y proponer a la Sub Gerencia de Administración y Finanzas el presupuesto anual de su unidad incluyendo objetivos y metas.
g) Participar en la elaboración del Plan Anual de Operaciones (PAO).
h) Mantener debidamente actualizados los libros contables.
i) Elaborar reportes financieros para la toma de decisiones.
j) Participar en la elaboración de los calendarios de compromisos de pago.
k) Supervisar el movimiento bancario y las transacciones comerciales que ejecuta la Junta de Usuarios.
l) Coordinar el manejo contable de las Comisiones de Usuarios para el mejor cumplimiento de sus funciones y mejor gestión.
m) Capacitar sobre manejo contable y elaboración de presupuesto en las Comisiones de Usuarios y personal de la Junta de Usuarios.
n) Brindar información contable de los estados financieros de la Junta de Usuarios cuando sean requeridos por los Órganos de Control.
o) Evaluar los informes de las rendiciones de cuenta en Comisiones de Usuarios por concepto de transferencia de la tarifa menor y aportes económicos.
p) Disponer la elaboración de las liquidaciones de impuestos, contribuciones, y aportaciones que la Junta de Usuarios tenga que cancelar.
q) Efectuar arqueos de fondos en forma inopinada así como de los documentos de cobranza de la Junta y Comisiones de Usuarios.
r) Supervisar el proceso de liquidación de obras bajo la modalidad de Administración Directa.
s) Activar las obras en curso de la Junta de Usuarios, clasificándolas de acuerdo a su función.
t) Coordina con el área de logística la realización del inventario debidamente valorizado.
u) Proponer a la Gerencia y Sub Gerencia de Administración y Finanzas los controles contables internos requeridos por la Junta de Usuarios para el resguardo de sus bienes y derechos y velar por su operación y mantenimiento.
v) Proporcionar la información solicitadas por las diferentes áreas funcionales de la Junta de Usuarios.
w) Plantear, desarrollar, actualizar y supervisar se mantenga permanentemente ordenado, clasificado y actualizado los archivos de la documentación sustentatoria del registro de las operaciones contables y actividades realizadas por el área contable velando por su seguridad y conservación.
x) Controlar los sistemas y procedimientos contables supervisando a las unidades organizativas de la Junta de Usuarios en lo referente a su adecuado tratamiento.
y) Supervisar y Controlar el registro contable de la absorción del gasto mensual de los seguros pagados por adelantado.
z) Refrendar las conciliaciones bancarias y libros de contabilidad de la Junta de Usuarios
aa) Asesorar a las diversas áreas de la Junta de Usuarios en aspectos contables y tributarios.
bb) Otras funciones que le asigne la Sub Gerencia de Administración y Finanzas.
AUXILIAR CONTABLE
Efectuar el control previo de todos los documentos, codificación, registro contable y presupuestal.
Funciones:
a) Lleva los archivos de comprobantes de pago, comprobantes de cuentas bancarias generados en las transacciones de la Junta de Usuarios.
b) Efectuar la codificación contable y presupuestal de los documentos recepcionados.
c) Verificar y registrar la información de los depósitos en entidades financieras efectuadas por las Comisiones de Usuarios por la cobranza de las tarifas, retribución y aportes económicos.
d) Verificar el saldo de las cuentas bancarias previo al giro de cheque.
e) Registrar en el sistema contable las operaciones diarias de la Junta de Usuarios
f) Efectuar el análisis de los movimientos de las cuentas en los libros principales.
g) Realizar las conciliaciones bancarias, rendiciones y registros en los libros contables.
h) Preparar los balances de situación financiera requeridos por la Institución antes de ser visado por el contador.
i) Mantener la contabilidad y los registros contables al día, en cumplimiento de las normas tributarias administrativas y legales vigentes.
j) Custodiar los archivos de la documentación contable, estados de cuenta corriente, etc., generados por los ingresos y gastos de la Junta de Usuarios.
k) Revisar y evaluar la documentación contenida en las rendiciones de cuenta de las Comisiones de Usuarios por concepto de transferencia de la tarifa menor y aportes económicos.
l) Elaborar la liquidación de impuestos, contribuciones, y aportaciones que la Junta de Usuarios tenga que cancelar.
m) Participar en la supervisión contable administrativo a las Comisiones de Usuarios.
n) Otras funciones que le asigne el jefe inmediato superior.
ENCARGADO DE CAJA
Es el encargado (a) de programar los diversos pagos de los bienes y servicios generados por la Junta de Usuarios; formulando comprobantes de pago y giro de cheques con cargo a las fuentes de financiamiento.
Funciones:
a) Elaborar la programación de pagos de acuerdo a las directivas internas.
b) Operar los sistemas electrónicos de transmisión de datos del sistema bancario a nivel de consulta de operaciones bancarias y de preparación de planillas para pagos a proveedores y remuneraciones.
c) Programar el pago de los diversos Tributos (IGV, I.R 4ta y 5ta categoría, Es Salud, etc.), de acuerdo al calendario oficial de vencimiento emitido por los organismos públicos competentes.
d) Programar el pago de las retenciones (Judiciales, AFP, descuentos por planillas, etc.) considerando las fechas de vencimiento establecidas por las instituciones públicas y privadas competentes.
e) Elaborar el reporte de Saldos Diarios de Caja.
f) Custodiar, controlar y efectuar seguimiento a los vencimientos de las cartas fianzas, tramitando su renovación, devolución o ejecución cuando corresponda.
g) Controlar las letras por pagar para su cancelación, renovación oportuna o en su defecto su devolución.
h) Disponer el depósito de cheques a bancos, optimizando el servicio de traslado de valores.
i) Efectuar arqueos inopinados y selectivos de cobranzas y fondo fijo. El informe incluye observaciones y recomendaciones orientadas a mejorar los controles
j) Revisar, analizar y verificar la documentación que sustenta los ingresos a nivel de Junta.
k) Elaborar los comprobantes de caja, bancos y documentos de operaciones bancarias, asimismo, realizar el correspondiente registro contable e informa sobre la depuración para facilitar el proceso contable.
l) Girar cheques para gastos de la Junta de Usuarios.
m) Realizar los pagos de los tributos en las fechas o cronogramas establecidos para evitar multas y moras.
n) Otras funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato superior.
UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS
Garantiza la oportunidad y calidad de los recursos humanos de la Junta de Usuarios al servicio de las diferentes áreas de la organización, promoviendo el desarrollo del personal dentro de un clima de igualdad de oportunidades, competitiva y armoniosa, con un alto nivel de identificación institucional, en el marco de su política salarial y criterios de costo beneficio.
Funciones:
a) Coordina, ejecuta, cumple y controla la política laboral interna de la Junta de Usuarios.
b) Participar en los procesos de selección, contratación, inducción y control de personal.
c) Participar en la Comisión de Procesos Administrativos.
d) Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, así como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los órganos competentes.
e) Elaborar planillas de sueldos y salarios con sus respectivas boletas.
f) Elaborar el informe del control de personal para el pago de remuneraciones.
g) En coordinación con la Sub Gerencia de Administración y Finanzas formula las planillas y el Rol Anual de Vacaciones y supervisa su cumplimento.
h) Mantener actualizado el Registro de Descripción de Puestos, Asignaciones, Archivos y Files del personal y el cuadro de asignaciones de personal de la Junta de Usuarios.
i) Mantener actualizado el registro estadístico del movimiento de personal y elaborar los informes respectivos.
j) Mantener actualizado el registro del personal que se encuentra con permiso y de licencia otorgados por el Consejo Directivo de la Junta Usuarios.
k) Atender trámites y reclamos individuales del personal de la Junta de Usuarios.
l) Dirigir las acciones de bienestar y salud ocupacional y prestaciones asistenciales.
m) Ejercer y/o supervisar las acciones de representación de la Junta de Usuarios ante las instituciones laborales, así como evaluar el clima laboral de la institución.
n) Proponer y supervisar el cumplimiento de las funciones y normas de su competencia, implementando las acciones correctivas y/o de mejora pertinentes.
o) Formular las necesidades de recursos humanos de la Junta de Usuarios, coordinando con las demás Unidades Organizativas.
p) Formular el plan anual de capacitación del personal en coordinación con las demás Unidades Organizativas.
q) Evaluar la gestión administrativa y operativa de la unidad orgánica bajo su dirección.
r) Organizar y mantener actualizado los files del personal de la Junta de Usuarios.
s) Informar a su jefe inmediato cualquier irregularidad sobre asistencia, control y permiso de personal de unidad.
t) Otras funciones afines que le sean asignadas por el Sub Gerente Administración y Finanzas.
UNIDAD DE LOGÍSTICA
Programa y controla las acciones de abastecimiento en concordancia con la política de la institución.
Conforma conjuntamente con Gerencia, Sub Gerencia de Administración y Finanzas, Tesorero de Consejo Directivo y Auxiliar Contable el Comité de Adquisiciones.
Funciones:
a) Diseñar políticas y procedimientos de operación para realización de las compras, almacenaje, contratación de servicios y consultorías, así como su distribución en la Junta y Comisiones de Usuarios.
b) Formular y aplicar procedimientos técnicos adecuados para la recepción, registro, codificación, clasificación y distribución de bienes y servicios en la Junta y Comisiones de Usuarios.
c) Planifica y elabora el programa anual de adquisiciones y suministro de bienes de la Junta y Comisiones de Usuarios.
d) Organiza y coordina con la Gerencia y de la Sub Gerencia de Administración y Finanzas la información y documentación pertinente para la preparación, operación y desarrollo de licitaciones, para un control adecuado en la toma de decisiones.
e) Realizar cotizaciones de bienes solicitados, confeccionar el cuadro comparativo, actas de otorgamiento de buena pro, órdenes de compra y/o servicio de acuerdo al reglamento de adquisiciones vigente.
f) Elaborar el cuadro de necesidades de bienes de acuerdo al presupuesto de la Institución; para la ejecución de las compras de bienes, servicios y obras con observancia estricta de las normas.
g) Velar porque los bienes y productos adquiridos sean de buena calidad
h) Controla el almacenamiento y suministro de bienes y servicios a las unidades de la organización.
i) Controla el consumo de bienes y servicios valorizado por las Sub Gerencias y unidades.
j) Controla el uso de las unidades móviles y maquinaria pesada de la Junta de Usuarios.
k) Supervisa, controla y dispone que las actividades de registro y control del activo fijo de la Junta y Comisiones de Usuarios, se efectúen de manera eficiente y oportuna de acuerdo a la normatividad legal vigente e instructivos aprobados por la Junta de Usuarios.
l) Realiza inventario permanente del patrimonio valorizado de la Junta y Comisiones de Usuarios con la uso de un software, para verificar que no hayan faltantes.
m) Mantener actualizado el registro de existencia física de bienes y equipos, disponiendo las acciones necesarias para la conservación y control de los bienes patrimoniales de la Junta de Usuarios.
n) Reporta al Sub Gerente de Administración y Finanzas las necesidades de bienes y servicios que se vayan presentando.
o) Coordinar con las Sub Gerencias y unidades pertinentes la suscripción de contratos por bienes y servicios.
p) Emitir informes periódicos de la información logística requeridos para el control de la Gestión Institucional a la Gerencia y Sub Gerencia de Administración Finanzas.
q) Informar a la Gerencia de Administración y Finanzas y Gerencia sobre le detección de uso indebido del patrimonio de la organización.
r) Dictar charlas de capacitación en gestión del control del patrimonio en las organizaciones de usuarios.
s) Recepcionar el requerimiento de adquisición de bienes y/o servicios de las áreas operativas que cuenten con el visto bueno del jefe del área solicitante.
t) Velar por que los bienes y servicios adquiridos sean de buena calidad y precio óptimo.
u) Coordinar con personal de las Comisiones de Usuarios para la implementación de control y uso del patrimonio de la organización.
v) Realizar otras funciones que le asigne el sub gerente de Administración y Fianzas.
